Bürokoordinator (m/w/d)

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Büroorganisation & Office Management

• Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Büroalltags.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Schaffung einer professionellen und freundlichen Atmosphäre.
• Entgegennahme eingehender Anrufe und Bearbeitung allgemeiner Anfragen.
• Annahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post und Lieferungen.
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien sowie Koordination mit externen Dienstleistern und Lieferanten.
• Organisation und Pflege der Büroküche sowie Sicherstellung einer sauberen, ordentlichen und gut ausgestatteten Umgebung.
• Koordination der Reinigungsdienstleistungen und Sicherstellung eines gepflegten Erscheinungsbilds der Büroräume.
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Sicherstellung der erforderlichen Ausstattung für Meetings und Veranstaltungen.
• Organisation und Koordination von Catering für Meetings, interne Veranstaltungen und regelmäßige Teamangebote wie Fruit Day und Pizza Day.
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei bürobezogenen Anliegen und administrativen Aufgaben.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und aktive Weiterentwicklung von Büroprozessen.

Unterstützung der Geschäftsführung & administrative Aufgaben

• Vertretung der Management-Assistentin während Abwesenheiten.
• Unterstützung des CEO während der Vertretungszeiten, insbesondere bei Kalenderverwaltung, Meeting-Koordination, Reiseorganisation und Spesenabrechnung.
• Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Unterstützung weiterer Mitglieder des Managementteams bei Bedarf.
• Vertrauensvoller und professioneller Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.

• Erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Office Administration, Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen Position.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren.
• Eigenständige, pragmatische und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Freude daran, Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsalltag zu unterstützen.
• Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Besuchern und externen Partnern.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Gespür für einen professionellen und wertschätzenden Umgang.
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, den Büroalltag selbstständig zu organisieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Eine attraktive Vergütung.
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit hohem Gestaltungsspielraum.
• Die Möglichkeit, aktiv zur Gestaltung einer positiven und professionellen Arbeitsumgebung beizutragen.
• Ein kollegiales, unterstützendes und internationales Team.
• Ein moderner Arbeitsplatz im Herzen Berlins am Kurfürstendamm mit einer offenen und professionellen Arbeitsatmosphäre.
• Eine Teilzeitposition mit 4-Tage-Woche (Montag bis Donnerstag, 32 Stunden pro Woche).
• 24 Urlaubstage pro Jahr bei einer 4-Tage-Woche.